Relevant de la Vice-Présidente Infrastructures, Opérations, Conformité environnementale et Ressources humaines, la personne titulaire de ce poste offre un support administratif et clérical à l’ensemble des départements de l’APTR dans l’exécution de leurs mandats.

Principales tâches et responsabilités

• Effectuer la mise en page, vérifier l’orthographe et la grammaire de documents.
• Exécuter et assurer le suivi d’opérations administratives tel que les comptes de dépenses pour l’ensemble du personnel de l’APTR
• Répondre au téléphone et rediriger les appels. Orienter les interlocuteurs vers la personne ou le service compétent. Prendre les messages et les transmettre.
• Assurer la réception et la distribution du courrier et s’occuper des envois postaux.
• Établir des itinéraires des voyages et faire les réservations nécessaires (inscription aux événements, réservations de voiture, d’hôtel, d’avion, etc.).
• Participer à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, conférence de presse, événements spéciaux, etc.
• Assurer certains suivis concernant les besoins informatiques et apporter un support au directeur principal des Finances.
• Assurer la coordination des rencontres et la gestion proactive des agendas afin de soutenir efficacement la Vice-Présidente Infrastructures, Opérations, Environnement et Ressources humaines ainsi qu’à la directrice principale aux Affaires publiques et Communications
• Assurer le dépôt des chèques auprès de l’institution bancaire conformément aux procédures administratives établies.
• Planifier et créer du contenu pour les médias sociaux en cohérence avec les objectifs de communication et l’image de marque de l’organisation.
• Contribuer à la mise en œuvre des initiatives du département des affaires publiques et des communications afin de promouvoir l’image et le rayonnement de l’organisation.
• Soutenir la Conseillère en ressources humaines dans la réalisation de divers dossiers et projets RH.
• Coordination et suivi des rencontres, engagements externes et activités de représentation;
• Soutien à la planification, la préparation et la publication de contenus de communication et de médias sociaux;
• Soutien logistique aux événements, visites, activités de relations publiques et initiatives de rayonnement;
• Coordination du matériel promotionnel, des objets corporatifs et de certains projets spéciaux de communication.
• Toutes autres tâches connexes cléricales et administratives

Profil de compétences

Le nombre élevé ainsi que la diversité des dossiers et de l’information qui transitent par ce poste de travail nécessitent les qualités suivantes :

• Sens de l’organisation, forte autonomie et un réel esprit d’initiative
• Adaptabilité, sens des priorités et de l’urgence
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Habiletés en communication et écoute active
• Bonne gestion des relations interpersonnelles
• Éthique professionnelle, discrétion, diplomatie et patience

Conditions de travail

• Poste temps plein, 37.5 heures semaine
• Poste Hybride en télétravail et présentiel